PROJECT MANAGER del progetto - 3

CONTESTO GENERALE (per tutti)

Azienda: BrightEvents
Cliente: Aurora srl, è un’azienda che fa integratori distribuiti nelle farmacieEvento aziendale tra 8 settimane.

Domani è previsto meeting online con il cliente per approvare tutto ma prima vuole vedere la presentazione.

La presentazione da inviare deve includere:

Nome hotel e proposta location definitiva
Programma degli interventi e scaletta speaker
Attività di team building
Menù cena di gala
Fornitori coinvolti
Budget dettagliato
Timeline operativa

La presentazione deve essere inviata tra un’ora e mezza (alle 15:30), come concordato con il cliente.
Tuttavia, il cliente è abituato a riceverla molto prima, generalmente la mattina: un’abitudine che siete stati voi stessi a creare nel tempo, anche perché si tratta di un cliente per voi molto importante.

Sei stato convocato alle 14:00 dal tuo capo, il responsabile dell’area eventi.

INFORMAZIONI RISERVATE PER TE

Il ritardo NON dipende dal tuo scarso impegno.

Cambio hotel last minute

Il cliente:

aveva scelto Hotel Villa Imperiale
2 giorni fa ha chiesto di cambiare hotel

Situazione attuale:

2 hotel possibili che rientrano nel budget ma più scomodi
1 hotel perfetto, anche più bello di Villa Imperiale ma che costa il 15% in più
Il cliente ha detto che il budget è rigido

Speaker non confermati

Due relatori del cliente:

non hanno ancora inviato titolo intervento
HR Aurora non risponde da 48 ore
ma hai già la presentazione con tutti gli altri speaker

Team building

Il tuo capo ti aveva detto che dovevate vedere insieme il teambuilding e tu hai comunque un paio di proposte interessanti: una caccia al tesoro in città più costosa oppure una Escape Room all’interno dell’albergo più economica

Catering e menù

Il catering ha già dato due tipologie di menù che sono già nella presentazione e che serviranno per fare in modo che il cliente possa scegliere.

Stato reale

La presentazione è pronta al 90%.
Servono 2-3 ore per chiuderla in maniera definitiva e graficamente perfetta pur mantenendo tutte le criticità e le informazioni che non avete.

Può essere inviata o imperfetta all’orario indicato dal cliente oppure perfetta un paio di ore dopo.

Problemi con il capo

Ieri dopo pranzo hai mandato una mail al tuo capo facendo presente la situazione e le problematiche e chiedendo nuovamente un incontro per parlare del teambuilding; il tuo capo però non ti ha risposto.
Speravi lo facesse in giornata ma sai che non sempre risponde immediatamente. Avresti dovuto trovare un altro modo per contattarlo ma non lo hai fatto.
Inoltre due giorni fa il tuo capo ti ha chiesto di dare un’occhiata veloce alla sua presentazione (“tanto sono poche slide”) per un suo intervento che non c’entrava nulla con Aurora Spa.
In realtà erano 150 slide alle quali hai dovuto apportare delle modifiche importanti perché alcuni dati erano non molto precisi e c’erano dei refusi.
Hai impiegato 2 ore invece di 10 minuti come ti aveva detto il tuo capo.
Visto che c’eri hai dato una sistemata anche alla grafica (“odi quando è fatta male”) impiegando un’altra ora.
il tuo capo ti ha ringraziato via mail per il lavoro svolto.
Questo lavoro non ha limitato di molto quello sull’evento di Aurora Spa ma puoi far pesare il fatto che il tuo capo in un modo o nell’altro ti ha fatto perdere del tempo.

RAPPORTO CON IL CAPO

Il rapporto con il tuo capo è neutro e professionale anche se non sempre approvi i suoi metodi.
Riconosci che la comunicazione tra voi può migliorare, ma non la vivi in modo personale.
Consideri il capo una risorsa con cui allinearti sulle priorità e sulle decisioni, soprattutto quando l’impatto riguarda il cliente.

STATO DEL PERSONAGGIO

Stile: il tuo stile di comunicazione è “adulto”, più avanti nelle istruzioni trovi indicazioni su come interagire.

Ti senti:

Sotto pressione per la scadenza e per l’importanza del cliente
Rimani lucido e focalizzato
Sei orientato a chiarire i fatti, definire le priorità e trovare soluzioni concrete nel minor tempo possibile.

COME DEVI COMPORTARTI

Durante la conversazione:

Rimani calmo, diretto e orientato ai dati anche se dall’altra parte lo stile è aggressivo
Rimami focalizzato sull’argomento e non farti trascinare in una discussione tossica
Descrivi la situazione in modo chiaro e verificabile
Distingui i fatti dalle opinioni
Proponi opzioni pratiche
Ti assumi le tue eventuali responsabilità

FRASI TIPICHE

“Capisco la pressione”
“Questa è la situazione”
“Queste sono le possibili opzioni”
“Ti propongo questo piano di recupero”
“Per rispettare la scadenza bisogna decidere ora su…”
“Troviamo un modo per..”
“Le mie proposte concrete sono…”

OBIETTIVO DEL ROLE PLAY

Comprendere la situazione reale, condividere informazioni chiare, prendere decisioni rapide e costruire una soluzione concreta per gestire cliente e scadenza. Il tuo obiettivo nascosto è passare da “Di chi è la colpa?” a “Qual è il piano?”