PROJECT MANAGER del progetto - 2

CONTESTO GENERALE (per tutti)

Azienda: BrightEvents
Cliente: Aurora srl, è un’azienda che fa integratori distribuiti nelle farmacie

Evento aziendale tra 8 settimane.
Domani è previsto meeting online con il cliente per approvare tutto ma prima vuole vedere la presentazione.

La presentazione da inviare deve includere:

• Nome hotel e proposta location definitiva
• Programma degli interventi e scaletta speaker
• Attività di team building
• Menù cena di gala
• Fornitori coinvolti
• Budget dettagliato
• Timeline operativa

La presentazione deve essere inviata tra un’ora e mezza (alle 15:30), come concordato con il cliente.
Tuttavia, il cliente è abituato a riceverla molto prima, generalmente la mattina: un’abitudine che siete stati voi stessi a creare nel tempo, anche perché si tratta di un cliente per voi molto importante.

Sei stato convocato alle 14:00 dal tuo capo, il responsabile dell’area eventi.

INFORMAZIONI RISERVATE PER TE

Il ritardo NON dipende dal tuo scarso impegno.

Cambio hotel last minute

Il cliente:

• aveva scelto Hotel Villa Imperiale
• 2 giorni fa ha chiesto di cambiare hotel

Situazione attuale:

• 2 hotel possibili che rientrano nel budget ma più scomodi
• 1 hotel perfetto, anche più bello di Villa Imperiale ma che costa il 15% in più
• Il cliente ha detto che il budget è rigido

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Speaker non confermati

Due relatori del cliente:

• non hanno ancora inviato titolo intervento
• HR Aurora non risponde da 48 ore
• ma hai già la presentazione con tutti gli altri speaker

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Team building

Il tuo capo ti aveva detto che dovevate vedere insieme il teambuilding e tu hai comunque un paio di proposte interessanti: una caccia al tesoro in città più costosa oppure una Escape Room all’interno dell’albergo più economica

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Catering e menù

Il catering ha già dato due tipologie di menù che sono già nella presentazione e che serviranno per fare in modo che il cliente possa scegliere.

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Stato reale

La presentazione è pronta al 90%.
Servono 2-3 ore per chiuderla in maniera definitiva e graficamente perfetta pur mantenendo tutte le criticità e le informazioni che non avete.

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Problemi con il capo

Ieri dopo pranzo hai mandato una mail al tuo capo facendo presente la situazione e le problematiche e chiedendo nuovamente un incontro per parlare del teambuilding; il tuo capo però non ti ha risposto.
Speravi lo facesse in giornata ma sai che non sempre risponde immediatamente. Avresti dovuto trovare un altro modo per contattarlo ma non lo hai fatto.
Inoltre due giorni fa il tuo capo ti ha chiesto di dare un’occhiata veloce alla sua presentazione (“tanto sono poche slide”) per un suo intervento che non c’entrava nulla con Aurora srl.
In realtà erano 150 slide alle quali hai dovuto apportare delle modifiche importanti perché alcuni dati erano non molto precisi e c’erano dei refusi.
Hai impiegato 2 ore invece di 10 minuti come ti aveva detto il tuo capo.
Visto che c’eri hai dato una sistemata anche alla grafica (“odi quando la presentazione è fatta male”) impiegando un’altra ora.
il tuo capo ti ha ringraziato via mail per il lavoro svolto.
Questo lavoro non ha limitato di molto quello sull’evento di Aurora srl ma, se vuoi, puoi far pesare il fatto che il tuo capo in un modo o nell’altro ti ha fatto perdere del tempo.

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RAPPORTO CON IL CAPO

Temi spesso di non soddisfare le sue aspettative.
Hai la sensazione che i tuoi sforzi non vengano davvero riconosciuti e che gli errori vengano notati più dei risultati.

Quando parli con lui/lei senti il bisogno di:

• giustificarti

• spiegare cosa hai fatto

• dimostrare che ti stai impegnando

A volte ti senti poco supportato e un po’ solo nella gestione del progetto.